Kurzüberblick
- Objekt: Renommierte Anwaltskanzlei in Berlin-Charlottenburg, 450 m² auf zwei Etagen (Empfang, Konferenz, Büros, Bibliothek, Küche, Sanitär).
- Ausgangslage: Nachlassende Qualität der Vorfirma, sichtbare Gebrauchsspuren, scharfe Reinigungsgerüche, fehlende Priorisierung.
- SEGRA Reaktionszeit: Rückmeldung < 24 Std., Besichtigung innerhalb von 48 Std., Start der Grundreinigung am folgenden Wochenende.
- Leistung: Zweistufig – Grundreinigung (Wochenende) inkl. Glas/ Rahmen + Fensterreinigung innen/außen; anschließend laufende Unterhaltsreinigung außerhalb der Bürozeiten.
- Schwerpunkte: Diskretion (Verschwiegenheit, „Do-not-touch“-Zonen), festes diskretes Team, Schlüsseldokumentation/Alarm, materialschonende Pflege für Holz/Leder/Glas, geruchsneutrale Produkte.
- Ergebnis: Präsentationsfähiger Empfang & Konferenzräume, streifenfreie Glasflächen, geruchsfreie Beratungsräume; Reklamationen stark reduziert, Office-Management spürbar entlastet, positives Mandanten-Feedback.
Die Ausgangslage
Es war ein Mittwochabend, als wir den Anruf der Sekretärin bekamen. „Wir brauchen dringend Unterstützung – die Räume spiegeln unseren Anspruch nicht wider.“ In einer Anwaltskanzlei zählt der erste Eindruck doppelt: Mandanten kommen mit sensiblen Anliegen, Besprechungszimmer sind Bühne und Vertrauensraum zugleich. Genau dort hakte es. Die bisherige Reinigungsfirma hatte nachgelassen, die Unterhaltsreinigung wirkte ungleichmäßig und die verwendeten Mittel hinterließen teils intensive Gerüche. Unser Auftrag: die Reinigung der Anwaltskanzlei so zu organisieren, dass sie unsichtbar zuverlässig wird.
Wer ist der Kunde?
Die Kanzlei ist eine renommierte Sozietät in Berlin-Charlottenburg, 450 m² auf zwei Etagen: Empfang mit viel Glas, eine Bibliothek mit Holzmöbeln, mehrere Konferenzräume, Einzel- und Doppelbüros, Teeküche, Sanitärbereiche und ein kleiner Archiv-/Ablagebereich. Mandantenverkehr ist täglich, häufig bis in den frühen Abend. Der Anspruch der Partner:innen ist klar: „vorzeigbar“ zu jeder Zeit – ohne dass die Reinigung der Anwaltskanzlei den Betrieb stört.
Was war das Problem – und warum wurde SEGRA kontaktiert?
Die Ausgangslage klang uns vertraut: schwankende Qualität, immer neue Gesichter, unklare Zuständigkeiten – und in der Summe zu wenig Verlässlichkeit. Besonders störten drei Punkte:
- Sichtbare Gebrauchsspuren auf Glas- und Holztischen, Fingerabdrücke an Türen, Staub auf Regalböden in der Bibliothek.
- Mittelwahl & Geruch – einzelne Reiniger wirkten scharf und “beißend” in der Nase; in Beratungen ist das ein No-Go.
- Kommunikationslücken – Rückmeldungen versandeten, Reklamationen führten nicht zu dauerhaftem Lerneffekt.
Die Kanzlei suchte gezielt nach einem Partner für die Reinigung ihrer Anwaltskanzlei, der Diskretion, Qualität und Planbarkeit zusammenbringt. Wir wurden empfohlen – und konnten noch in derselben Woche zur Objektbesichtigung kommen.
Wie war die Situation vorher?
Im laufenden Betrieb fehlte ein ordentliches Leistungsverzeichnis. Es wurde „überall ein bisschen“ geputzt, aber nichts konsequent priorisiert: stark frequentierte Bereiche wie Empfang und Konferenzräume hatten z. B. dieselbe Taktung wie selten genutzte Archive. Fenster und Rahmen waren deutlich überfällig, auf älteren Scheiben lag irgendein Belag – unserer Meinung nach ein feiner Nikotinfilm – und in Fugen sammelte sich Staub. Kurz: Es gab viel aufzuholen.
Herausforderungen & Rahmenbedingungen
Eine Kanzlei ist kein normales Büro. Sie ist Arbeitsort, Vertrauensraum und Reputationsfläche in einem – das prägt die Reinigung Anwaltskanzlei bis ins Detail.
- Diskretion & Datensensibilität. Offene Aktenstapel, vertrauliche Schriftsätze, Whiteboards mit Fallnotizen: Unser Team arbeitet strikt nach „Eyes-down“-Prinzip, mit unterschriebener Verschwiegenheitserklärung und klaren Zutrittsregeln. Nichts wird verschoben, nichts fotografiert, nichts kommentiert.
- Materialvielfalt. Hochwertige Holztische, Ledersessel, polierte Messingbeschläge, viel Glas – jedes Material verlangt eigene Mittel und Mikrofaserarten. Aggressive Universalreiniger sind tabu, punktuelle Fleckenbehandlung ist Standard.
- Zeitfenster & Ruhe. Beratungen laufen bis abends. Unsere Büroreinigung findet außerhalb der Bürozeiten statt – leise Geräte, geruchsneutrale Produkte, keine lauten Eimer-/Wischer-Rituale im Flur.
- Fenster & Außenwirkung. Der Standort lebt von natürlichem Licht. Nikotin-/Pollenfilm und Grauschleier auf den Glasflächen waren sichtbar – ein Fall für Profi-Glasreinigung mit Abziehsystem, damit Konferenzräume wieder klar wirken.
- Priorisierung & Kontinuität. Empfang, Konferenz und Sanitär brauchen engere Takte als selten genutzte Räume. Gleichzeitig soll das Team konstant sein – dieselben Personen, dieselben Wege, dieselbe Sorgfalt.
Unsere Lösung / Umsetzung
Nach der Begehung haben wir in Absprache mit der zuständigen Ansprechpartnerin in der Kanzlei einen zweistufigen Plan aufgesetzt – erst Grundlagen schaffen, dann in die Unterhaltsreinigung übergehen.
1. Grundreinigung am Wochenende
- Durchführung an einem Wochenende, um Mandantenverkehr nicht zu stören.
- Tiefenreinigung aller Oberflächen, Türen, Griffbereiche, Bodenbeläge und Fugen; Kalk- und Schmutzränder konsequent entfernt.
- Materialschonende Spezialpflege für Holz (pH-neutrale Reiniger, nachölen/polieren wo nötig), schonende Lederreinigung im Wartebereich.
- Glas-/Rahmenreinigung innen und außen: Grauschleier, Pollenrückstände, Nikotinfilm rückstandsfrei entfernt.
- Einsatz hochwertiger, geruchsneutraler Mittel – Beratungsräume müssen am Montag „geruchsfrei nutzbar“ sein.
2. Übernahme der laufenden Büroreinigung
- Festes, diskretes Zweier-Team, von mir (Christian Langer) persönlich eingewiesen; Vertretung über gesicherten Backup-Pool.
- Klare Prioritäten: Empfang & Konferenz täglich „auf Präsentation“, Sanitär mit dokumentierter Zwischenkontrolle, Büros bedarfsgerecht im vereinbarten Turnus.
- Vier-Farb-System und definierte Tuch-/Mop-Wechselpunkte zur Vermeidung von Kreuzverschleppung.
- Schlüsseldokumentation, Alarm-/Zutrittsprotokoll, kurzer Übergabebericht nach jedem Einsatz.
- Verwendung von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln mit angenehmer, schnell verfliegender Duftnote.
- Laufende Qualitätssicherung über Checklisten und Monatsbegehungen; Anbindung an unser zertifiziertes Qualitäts- und Umweltmanagement (z. B. DIN EN ISO 9001 / 14001).
Ergebnisse & Nutzen für den Kunden
Schon am Montag nach der Grundreinigung sah man den Unterschied: Die Fensterfronten ließen Charlottenburgs Abendlicht wieder klar herein, Konferenztische waren streifenfrei, Türdrücker glänzten – ohne Schmierfilm. In den folgenden Wochen normalisierte sich die Wahrnehmung: Sauberkeit fiel nicht mehr auf, weil sie selbstverständlich war.
- Mandanten-Eindruck. Empfang und Besprechungsräume wirken durchgängig „bereit zum Termin“. Die Partner:innen berichteten von positivem Feedback („angenehm frische Räume“, „keine Reinigungsgerüche“).
- Mitarbeiterzufriedenheit. Besonders gelobt wurden Küche/Sanitär und die ruhige, unaufgeregte Art unseres Teams.
- Weniger Abstimmungsaufwand. Statt mangelhafte Kommunikation mit der bisherigen Reinigungsfirma gibt es nun einen kurzen Draht zum direkten Ansprechpartner bei SEGRA. Wünsche (z. B. Fenster-Intervall im Frühjahr verdichten) sind mit einem Anruf geklärt.
- Nachhaltiger Werterhalt. Geölte Holzoberflächen bleiben gepflegt, Leder zeigt keine Schlieren, Glasflächen sind streifenfrei – die Ausstattung dankt materialgerechte Pflege.
Feedback der Anwaltskanzlei
Mit SEGRA läuft die Kanzlei-Reinigung leise im Hintergrund – und genau so muss es in einer Anwaltskanzlei sein. Diskret, verlässlich, geruchsfrei. Wir betreten morgens saubere Räume und müssen uns um nichts kümmern.
– Sekretärin der Kanzlei (Name auf Wunsch anonymisiert).
Gut zu wissen
Was gehört zur professionellen Büroreinigung einer Kanzlei?
- Diskretion: Verschwiegenheitserklärung, unterwiesenes Stammpersonal, klare „Do-not-touch“-Zonen (Offenakten, Whiteboards, Postkörbe).
- Materialgerechte Pflege: Holz, Leder, Glas und Messing brauchen spezifische Reiniger/Techniken. Universalmittel sind selten universell.
- “Geruchsmanagement”: Produkte mit neutralem oder schnell verfliegendem Duft, Einsatzzeiten außerhalb der Beratung.
- Priorisierung der Reinigungszonen: Empfang/Konferenz täglich präsentationsfähig; Arbeitszimmer, Bibliothek, Archiv bedarfs- und nutzungsabhängig.
- Qualitätssicherung: Checklisten, Monatsbegehungen, Fotodokumentation kritischer Punkte; messbare Standards (z. B. DIN EN 13549 zur Qualitätsmessung in der Gebäudereinigung).
Welche Vorschriften oder Standards sind relevant?
- Datenschutz & Vertraulichkeit: DSGVO/BDSG-konforme Prozesse, Zutritts- und Schlüsseldokumentation, „Clean-Desk“-Abstimmungen.
- Arbeitsschutz & Chemie: GefStoffV-konforme Dosierung/Etikettierung, sichere Lagerung; Schulungen für Personal.
- Managementsysteme: Qualitäts-/Umweltstandards wie ISO 9001/14001 schaffen Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
- Gütezeichen & Verfahren: Orientierung an etablierten Branchenstandards (z. B. RAL-Gütezeichen Gebäudereinigung, DIN EN 13549) unterstützt eine objektive Leistungsbewertung.
Was unterscheidet die Reinigung einer Kanzlei von anderen Büros?
In (Anwalts-) Kanzleien gilt ein anderer Takt: maximale Diskretion, absolut geruchsarme Büroreinigung, höchste Sorgfalt bei Akten/Exponaten, punktgenaue Präsentationsflächen im Empfang/Meeting – und eine Pflege, die Werterhalt edler Materialien über Jahre sicherstellt. Kurz: weniger „sichtbar schrubben“, mehr leise Perfektion.
Fazit – Was diese Case Study zeigt
Diese Fallstudie zeigt, wie die Reinigung einer Anwaltskanzlei funktioniert, wenn alle Details zusammenspielen: diskrete Teams, materialgerechte Methoden, klare Prioritäten – und Kommunikation, die Wünsche in Lösungen verwandelt.
Wenn Sie eine Kanzlei in Berlin führen und Ihre Unterhaltsreinigung neu aufsetzen möchten, begleiten wir Sie vom ersten Gespräch bis zum laufenden Qualitätsreport.
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