Reinigungsfirma vs. eigene Reinigungskraft

Für wen ist dieser Ratgeber gedacht?

Dieser Ratgeber richtet sich an Entscheider in Berlin und Umgebung, die zwischen eigener Putzkraft und externer Reinigungsfirma in Berlin abwägen. Besonders relevant für Büros, Praxen, Läden und Hausverwaltungen, die Klarheit über Qualität, Aufwand, Risiko und Kosten brauchen.

Sie erhalten eine ehrliche, praxisnahe Entscheidungshilfe – mit handfesten Beispielen aus unserem Alltag als SEGRA Dienstleistungen GmbH. Hier finden Sie Ihre Antwort auf die Frage: “Reinigungsfirma vs. eigene Reinigungskraft – was lohnt sich wirklich?”.

Kurzfazit vorab

Wann eine Reinigungsfirma besser ist:

Wenn Ausfallsicherheit, Vertretung und Haftung geklärt sein müssen.
Bei größeren/komplexen Objekten, Hygienestufen, mehreren Standorten.
Wenn Sie weniger Koordination und stabile Qualität wünschen.
Bei schwankenden Bedarfen (Skalierung rauf/runter).

Wann eine eigene Reinigungskraft sinnvoll sein kann:

Kleine, einfache Flächen mit festen Zeiten.
Stabiler, überschaubarer Leistungsumfang.
Sie übernehmen aktiv Organisation, Vertretung, Material und Qualitätskontrollen.

Entscheidungsrahmen: Was wird überhaupt verglichen?

Worauf Sie wirklich vergleichen sollten

Bevor Sie Stundensätze nebeneinanderlegen, klären Sie den Rahmen: Welche Flächen, welche Hygieneanforderung, welche Zeiten? Ohne sauberes Leistungsverzeichnis wird jeder Preis beliebig. Prüfen Sie außerdem, ob Zusatzleistungen (Glas, Grundreinigung, Sanitär-Entkalkung) regelmäßig gebraucht werden – das beeinflusst Personal und Taktung.

Leistungsumfang & Qualität

Wie detailliert soll gereinigt werden: Sichtreinigung oder vollständige Flächenleistung? Gibt es definierte Prioritäten (Eingang, Sanitär, Küche) und messbare Abnahmekriterien durch einen Ansprechpartner oder Vorarbeiter?

Organisation & Verlässlichkeit

Wie oft und wann wird gereinigt (vor Öffnung, nach Feierabend, tagsüber)? Wer organisiert Einweisung, Vertretung und Material? Möchten Sie selbst steuern – oder erwarten Sie, dass die Reinigungsfirma das zuverlässig übernimmt?

Risiko & Haftung

Auch müssen Sie sich fragen, wie wichtig Ihnen der Aspekt Risiko und Haftung ist. Wer trägt Sachschäden, wer verwaltet Schlüssel, wer unterweist zum Arbeitsschutz, wer schützt Daten in sensiblen Bereichen? Im Eigenmodell liegen Verantwortung und Papierarbeit bei Ihnen; mit einer Reinigungsfirma werden Zuständigkeiten vertraglich festgelegt.

Transparenz & Anpassbarkeit

Wie flexibel lässt sich der Umfang bei Bedarf anpassen (Sonderreinigung, Saisonspitzen)? Gibt es klare Kündigungs- und Anpassungsfristen? Budget & Preisform: Was ist Ihnen wichtiger – der nominelle Stundensatz oder der vollständige Monatspreis inklusive Vertretung, Material und Steuerung? Notieren Sie beides; nur so vergleichen Sie wirklich fair.

Variante A: Eigene Reinigungskraft (direkt angestellt)

Vorteile der eigenen Reinigungskraft

Sie steuern Aufgaben und Zeiten direkt, bauen persönliche Bindung auf und sind bei kleinem, stabilem Umfang oft günstiger. Kurze Wege: Sie sprechen morgens an, was am Abend erledigt sein soll.

Nachteile und Pflichten

Als Arbeitgeber melden Sie an (z. B. Minijob-Zentrale), zahlen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaub, Sozialabgaben, stellen Vertretung sicher, beschaffen Material und Technik, kontrollieren Qualität und beachten Arbeitsschutz sowie Datenschutz. Fällt die Person aus, ist niemand da – außer Sie organisieren Ersatz.

Kostenblöcke & Compliance

Neben Lohn entstehen Lohnnebenkosten, bezahlte Ausfallzeiten, Rekrutierung und Einweisung, Arbeitsmittel (Maschinen, Tücher, Reinigungsmittel), Haftpflicht/Unfallversicherung. Schlüsselübergaben sollten schriftlich quittiert werden; Zutritte sind zu dokumentieren. Sinnvoll ist dieses Modell bei kleinen, einfachen Flächen, festen Zeiten und geringen Hygieneanforderungen – etwa einem ruhigen Büro mit klaren Routinen. Wer Schwankungen, Urlaubszeiten oder Spezialaufgaben erwartet, kalkuliert die Zusatzarbeit für Organisation und Kontrolle realistisch mit ein. Unser Fazit aus Kundengesprächen: Eigene Kraft funktioniert, wenn Verantwortung, Vertretung und Materialmanagement intern bewusst übernommen werden – nicht „nebenbei“.

Variante B: Reinigungsfirma beauftragen

Stärken einer Reinigungsfirma

Sie erhalten festgelegte Qualitätsstandards, geprüfte Abläufe und eine vertraglich geregelte Vertretung bei Urlaub oder Krankheit. Haftpflichtversicherung, geschulte Teams, geeignetes Gerät und sinnvolle Chemie sind inklusive. Der Umfang kann flexibel wachsen oder schrumpfen; Leistungen werden anhand eines Leistungsverzeichnisses und Revierplans nachvollziehbar dokumentiert.

Mögliche Nachteile

Der Stundensatz wirkt höher, Sie wählen nicht jede einzelne Person aus. Qualität sichern jedoch Service Level (SLA), Revierkonstanz und Kontrollen durch Vorarbeiter – mit Begehungen und einfachen Checklisten.

Wann sinnvoll

Bei größeren/komplexen Objekten, hygienekritischen Bereichen (Praxis, Studio), wechselnden Bedarfen oder Multi-Standorten. Transparent arbeitende Profis zeigen Zertifizierungen, Referenzen und Case Studies. Sie prüfen Schlüsselmanagement, regeln Haftung, stimmen Zutrittsfenster mit Ihrem Alltag ab und stimmen Sonderleistungen planbar ein. Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, geringeres Risiko und konstant saubere Flächen statt „Best-Effort“ im Feierabend-Modus. In Berlin betreuen wir viele Objekte mit saisonalen Spitzen – hier zeigt sich der Vorteil der Skalierung: Zusätzliche Kräfte werden kurzfristig eingeplant, ohne dass Sie rekrutieren oder einarbeiten müssen. Gleichzeitig bleibt ein fester Ansprechpartner nahbar und greifbar – jemand, der Ihr Objekt kennt und die Kontrolle übernimmt.

Kostenvergleich – realistisch & vollständig

Wie wird abgerechnet – und welche Kosten entstehen?

Bei der eigenen Putzkraft zahlen Sie den vereinbarten Lohn plus Arbeitgeberanteile (Sozialabgaben, Umlagen), Lohnfortzahlung bei Krankheit und Urlaub, Feiertage sowie ggf. Zuschläge. Hinzu kommen Rekrutierung (Inserate, Gespräche), Einweisung, laufende Qualitätskontrolle, Arbeitskleidung, Reinigungsmittel, Tücher und Pads, Maschinen sowie deren Wartung und Ersatz. Nicht zu unterschätzen: Ihr Zeitaufwand für Einsatzpläne, Urlaubsvertretung, Schlüsselverwaltung, Unterweisung und die Abstimmung mit Mietern oder Teams.

Beauftragen Sie eine Reinigungsfirma, zahlen Sie meist einen fixen Monatspreis auf Basis eines Leistungsverzeichnisses (Fläche, Frequenz, Zeiten, Hygienestufe). Darin stecken Löhne, Nebenkosten, Vertretung, Vorarbeiter-Kontrollen, Material, Geräte und Haftpflicht; Sonderleistungen wie Glas- oder Grundreinigung werden separat terminiert und kalkuliert. Der größte Vorteil ist die Planbarkeit: Sie kennen Ihren Betrag pro Monat, Änderungen werden vorab besprochen, Mehr- oder Minderaufwand klar festgehalten, Abweichungen nachvollziehbar begründet.

Typische Abrechnungsformate sind Pauschalpreise pro Monat, ergänzt um nachvollziehbare Einzelpreise für Sonderleistungen. Bei sehr kleinen Umfängen kann auch eine Stundenabrechnung sinnvoll sein – mit definierten Mindestzeiten und Anfahrten.

Unser Rat für einen fairen Vergleich: Stellen Sie beim Eigenmodell alle versteckten Posten sichtbar daneben und rechnen Sie alles auf einen Monatswert um. Beim Firmenmodell prüfen Sie, was genau inkludiert ist, welche Lauf- und Kündigungsfristen gelten und wie Nachbestellungen gehandhabt werden. So vergleichen Sie nicht Stundensätze, sondern Verlässlichkeit und Ergebnis.

Risiko- & Ausfallmanagement

Eigene Putzraft: Was passiert im Ernstfall?

Krankheit, Urlaub, kurzfristige Ausfälle – wer putzt dann? Ohne Vertretungsplan bleibt die Fläche liegen oder Sie springen selbst ein. Schlüsselverlust? Wer trägt die Kosten einer Schließanlage. Ohne klaren Prozess steigen Risiko und Stress. Arbeitsschutz, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, sichere Chemielagerung – alles liegt bei Ihnen.

Mit Reinigungsfirma: Risiken vertraglich geregelt

Vertretung ist organisiert; Haftpflicht schützt bei Schäden; Schlüssel werden gegen Quittung geführt; DSGVO-konforme Abläufe beschränken Zugriffe. Sicherheitskonzept: Zutrittslisten, feste Schließzeiten, Einweisung durch Vorarbeiter.

Wir stimmen uns mit Ihrem Alarm/Schließsystem ab und dokumentieren Übergaben schlicht und nachvollziehbar. So bleibt das Tagesgeschäft ruhig – und Sie zahlen nicht doppelt, wenn etwas schiefgeht.

In der Praxis scheitert internes Modell oft an Vertretung: Urlaubsüberlappung, Grippewelle, ungeplante Reparaturen. Eine Reinigungsfirma puffert das ab – Teams kennen Reviere, Material ist vorhanden, Haftungsfragen sind geklärt.

Unser Tipp: Egal welches Modell, erstellen Sie eine einfache Notfall-Checkliste mit Kontaktkette, Zutrittsregeln und Übergabepunkten. Das reduziert Stillstand und schützt sensible Bereiche.

Arbeitsschutz-Orientierung: Siehe DGUV-Regeln für die Gebäudereinigung (Branchenregel, Unterweisung, Gefährdungsbeurteilung).

Praxisbeispiele

Eines unserer Spezialgebiete ist die Büroreinigung in Berlin, aber auch die Praxisreinigung. Wir möchten Ihnen anhand von zwei Praxisbeispielen die Entscheidung – ob eigene Putzkraft oder Reinigungsfirma – erleichtern.

Case 1: 500 m² Büro in Berlin-Mitte – vom Eigenmodell zur Reinigungsfirma

Ausgangslage: Eine interne Putzkraft reinigte täglich nach Feierabend. Bei Urlaub und Krankheit fiel Leistung regelmäßig aus; Material war oft leer, Glasflächen und Küchenbereiche blieben ungleichmäßig sauber. Das Office-Team sprang mit ein, die Beschwerden häuften sich, Protokolle gab es nicht.

Wechselgründe: Planbarkeit und Qualität. Die Geschäftsführung wollte feste Zeiten vor Arbeitsbeginn, Vertretung ohne Nachläufe und eine klare Prioritätenliste.

Lösung mit Reinigungsfirma: Zweiköpfiges Team, feste Schicht 5:30–7:30 Uhr, einfaches Leistungsverzeichnis (Eingang, Sanitär, Küche, Schreibtischzonen) und wöchentliche Kurz-Begehung durch den Vorarbeiter. Material und Maschinen stellt der Dienstleister; Schlüsselübergabe gegen Quittung.

Ergebnis: Reklamationen sanken deutlich, die Fläche wirkte dauerhaft gepflegt, Spontan-Einsätze entfielen. Die Kosten lagen als Monatsbetrag leicht höher als der reine Lohn vorher – tatsächlich aber günstiger, weil Koordination, Ausfallzeiten und Material nun verlässlich abgedeckt sind.

Case 2: Gemeinschaftspraxis in Prenzlauer Berg – Hygieneprozesse auf den Punkt

Ausgangslage: Reinigung durch eine angestellte Kraft plus gelegentliche Unterstützung aus dem Team. Probleme: falsche Reihenfolge beim Wischen, unklare Einwirkzeiten von Desinfektionsmitteln, Eimer-Mischungen statt Frischwasserwechsel, Abfälle falsch getrennt. Die Mitarbeitenden waren verunsichert; die Ärztinnen wünschten sich klare, sichere Abläufe.

Lösung mit Reinigungsfirma: Geschulte Kräfte mit festem Revierplan, farbcodierte Tücher und Mopps, klare Reihenfolge (unrein → rein), dokumentierte Einweisung und kurze Kontrollgänge durch den Vorarbeiter. Desinfektionszonen, separate Sanitär-Sets, Abschlusskontrolle am Tresen.

Ergebnis: Audit ohne Beanstandung, ruhiger Praxisablauf, spürbar bessere Flächenwirkung. Die Ärztinnen haben wieder den Kopf frei – ohne selbst „Hygiene-Coach“ zu sein.

Häufige Fehler bei der Entscheidung eigene Putzkraft vs. Reinigungsfirma

Fehler 1: Nur den Stundensatz vergleichen

Wer lediglich auf den Stundenpreis schaut, übersieht Vertretung, Material, Koordination und Haftung. Ergebnis: scheinbar günstig, tatsächlich teuer. Besser: Gesamtpreis pro Monat inkl. aller Pflichten gegenüberstellen.

Fehler 2: Keine Vertretung geplant

Krankheit, Urlaub, Saisonspitzen – ohne Plan fällt Leistung aus. Legen Sie schriftlich fest, wie schnell Ersatz kommt und wer einweist. Bei der Reinigungsfirma ist das geregelt; intern brauchen Sie einen Notfallplan.

Fehler 3: Unklare Leistungen

„Einmal alles“ führt zu Frust. Definieren Sie Flächen, Frequenzen, Prioritäten und Abnahmekriterien. Ein Vorarbeiter oder Ansprechpartner prüft regelmäßig – kurz, aber konsequent.

Fehler 4: Schlüsselübergabe ohne Protokoll

Ohne Nachweis wird es bei Verlust teuer. Protokollieren Sie Anzahl, Schließanlage, Datum, Empfänger. Zutrittsfenster klar festlegen.

So gehen Sie richtig vor

Leistungsverzeichnis schreiben, Zeiten festlegen, Schlüsselübergabe protokollieren, Qualitätskontrolle terminieren, Vertretung vereinbaren, Preise als Monatswerte vergleichen. Dann entscheiden: eigene Putzkraft bei kleinen, stabilen Umfängen; Reinigungsfirma bei höheren Anforderungen, wechselnden Bedarfen und wenn Planbarkeit und Haftung wichtig sind.

Entscheidungshilfe

Fläche < 300 m², feste Zeiten, geringe Hygienestufe → Eigene Putzkraft prüfen.
Fläche ≥ 300 m² oder mehrere Standorte → Reinigungsdienst bevorzugt.
Hohe Hygieneanforderung (Praxis/Studio) → Reinigungsfirma mit geschulten Kräften.
Ausfälle verursachen Stress? → Reinigungsfirma (vertragliche Vertretung).
Schlüssel- & Datenschutz kritisch? → Reinigungsfirma (klare Prozesse, Haftung).

FAQ

Was kostet eine Reinigungsfirma pro Stunde/im Monat?

Die Stundensätze seriöser Anbieter liegen – je nach Objekt, Hygienestufe und Zeiten – deutlich über dem gesetzlichen Mindestlohn, weil Material, Wegezeiten, Lohnnebenkosten, Vertretung und Haftpflicht enthalten sind. Monatspreise ergeben sich aus Stundenbedarf × Frequenz. Entscheidend ist das Leistungsverzeichnis: Klare Aufgaben und feste Zeitfenster machen Angebote vergleichbar – und fair. Orientierung statt Ratespiel: Wir rechnen transparent am Objekt.

Ab wann lohnt sich eine Firma gegenüber eigener Kraft?

Sobald Ausfallsicherheit, steigende Anforderungen oder wechselnde Bedarfe ins Spiel kommen, rechnet sich die Reinigungsfirma häufig über Stabilität. Bei größeren Flächen, hygienekritischen Bereichen und mehreren Standorten spart das Profimodell Organisation, Rekrutierung und Nacharbeit. Für kleine, einfache Flächen mit festen Zeiten kann eine eigene Putzkraft sinnvoll sein – wenn Vertretung und Material gesichert sind.

Was passiert bei Krankheit/Urlaub?

Bei eigener Anstellung müssen Sie die Vertretung organisieren und bezahlen – inklusive Einweisung und Material. Fällt die Person kurzfristig aus, bleibt Leistung oft liegen. Bei einer Reinigungsfirma ist Vertretung vertraglich geregelt: Teams kennen Reviere, Schlüssel sind quittiert, Übergaben dokumentiert. So bleibt die Fläche planbar sauber, auch wenn jemand fehlt. Das reduziert Stress und schützt Ihren Betrieb.

Welche Versicherungen sollten bestehen?

Bei eigener Kraft brauchen Sie u. a. Unfallversicherung und sollten eine Haftpflicht für Schäden am Kunden- oder Mietobjekt prüfen. Reinigungsfirmen bringen eine Betriebshaftpflicht mit, die typische Risiken abdeckt. Wichtig: Schlüsselmanagement schriftlich quittieren, Zutrittsregeln festhalten. Fragen Sie nach Deckungssummen und konkreten Ausschlüssen – transparent, ohne Kleingedrucktes. So vermeiden Sie Streitfälle, wenn doch einmal etwas passiert.

Sind Reinigungsleistungen steuerlich absetzbar (privat/gewerblich)?

Im gewerblichen Bereich sind Reinigungskosten in der Regel Betriebsausgaben. Privat sind haushaltsnahe Dienstleistungen teilweise absetzbar; entscheidend sind Rechnung, unbare Zahlung und Leistungsort. Wir dürfen keine Steuerberatung leisten, geben aber gern strukturierte Belege heraus. Für Details sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung – dort wird das für Ihren Fall sauber eingeordnet.

So arbeiten wir bei SEGRA Dienstleistungen GmbH

Wir sind eine Reinigungsfirma mit klaren, handwerklichen Prozessen: Ein fester Ansprechpartner, saubere Checklisten, regelmäßige Vorarbeiter-Kontrollen und nachvollziehbare Nachweise (auf Wunsch schlicht als PDF). Unsere Teams sind eingespielt, pünktlich und mit passendem Material ausgestattet – nicht mehr, nicht weniger.

Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns ganz unverbindlich darüber sprechen, ob eine Reinigungsfirma für Sie Sinn macht.

Reinigungsfirma vs. eigene Putzkraft – was lohnt sich wirklich?

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