Kurzüberblick
- Objekt: IT‑Dienstleister mit 1.400 m² Bürofläche, 2 Etagen, Baujahr 2018
- Ausgangslage: Wechselnde Reinigungsteams, Qualitätsschwankungen, unklare Zuständigkeiten
- SEGRA Reaktionszeit: 48 h von der Anfrage bis zum unterschriftsreifen Konzept
- Leistung: Tägliche Reinigung eines Büros (Mo–Fr, 19–24 Uhr) durch 2 feste Mitarbeitende, klarer Reinigungs‑ und Qualitätsplan
- Ergebnis: > 18 Monate stabile Zusammenarbeit, messbar höhere Sauberkeit, entlastete Office‑Organisation
Die Ausgangslage
„Herr Langer, wir brauchen dringend Konstanz – unser Team verzweifelt an Krümeln in der Teeküche und verdreckten Bildschirmen.“
So eröffnete uns die Office‑Managerin des IT‑Dienstleisters ihr Anliegen, als wir uns im März 2024 das erste Mal gegenübersaßen. Die Situation vor Ort? Ein modernes Open‑Space‑Büro in Berlin‑Pankow, rund 60 Mitarbeiter:innen, viel Technik – aber kaum feste Spielregeln für die Reinigung eines Büros dieser Größenordnung. Jeder Personalwechsel der vorherigen Firma brachte neue Ablaufpläne, neue Gesichter – und neue Irritationen.
Schon in den ersten 15 Minuten der Objektbegehung zeigten sich die Folgen:
- Krümel auf Stehtischen in der Coffee Corner
- Kalkränder im Sanitärbereich
- Verschmierte Bildschirme in den Meeting‑Rooms
- Ein Organisationshandbuch, das seit Monaten niemand mehr aufgeschlagen hatte
Kurz: Die Unterhaltsreinigung funktionierte eher nach Gutdünken als nach Plan.
Wer ist der Kunde?
Branche: B2B‑Software‑Entwicklung
Teamgröße: ca. 60 Mitarbeitende in Berlin, hybride Arbeitsmodelle
Flächenstruktur: Großraumbüro, 6 Konferenzräume, 1 Coffee Corner, 2 Teeküchen, Sanitäranlagen, Lagerflächen, Server‑ und Technikräume
Betriebszeiten: 9–18 Uhr
Das Unternehmen legt großen Wert auf eine attraktive Arbeitsumgebung, schnelle Kommunikation und einen respektvollen Umgang – auch mit externen Dienstleistern. Genau deshalb suchte man einen Partner „auf Augenhöhe“, wie es die Geschäftsführung formulierte.
Warum wurde SEGRA kontaktiert?
Nach mehreren Jahren mit wechselnden Putzkolonnen war das Berliner IT‑Unternehmen spürbar frustriert: Die Unterhaltsreinigung kam mal zu früh, mal zu spät, häufig anderthalb Stunden kürzer als vereinbart und niemals mit demselben Team.
Das Ergebnis war eine stetig wachsende Lücke zwischen Anspruch und Realität – sichtbar an fleckigen Monitoren, krümeligen Arbeitsflächen und einer Teeküche, die eher an ein Studentencafé erinnerte als an einen modernen Workspace.
Besonders störte die Office‑Managerin das Kommunikationsvakuum: Reklamationen landeten in einem anonymen Ticketsystem, verschwanden dort aber „wie in einem schwarzen Loch“.
Um endlich Verlässlichkeit und messbare Qualität zu erhalten, recherchierte die Geschäftsführung gezielt nach Spezialist:innen für die Reinigung eines Büros in Berlin und stieß dabei auf SEGRA.
Herausforderungen & Rahmenbedingungen
Die Ausgangslage klang einfacher, als sie war. Erst bei der Begehung offenbarte sich, wie viel Taktgefühl eine professionelle Büroreinigung hier verlangt:
- Zum einen arbeitet das Entwicklerteam hybrid, sodass sich Verschmutzungsgrade je nach Wochentag stark unterscheiden.
- Montags müssen wir die Spuren eines langen Home‑Office‑Wochenendes beseitigen, freitags die Überreste intensiver Sprint‑Reviews.
- Zum anderen ist die Technikdichte enorm – jedes zweite Eckchen beherbergt Monitore, Dockingstations oder 3‑D‑Drucker, die auf Feuchtigkeit und aggressive Chemie empfindlich reagieren.
- Hinzu kommt die Teeküche als sozialer Treffpunkt: Zwischen 12 und 14 Uhr herrscht hier Dauerbetrieb, Kaffeesatz und Milchschaum trocknen schneller an, als sie weggewischt werden können.
- Und nicht zuletzt sorgt ein sensibles Alarmsystem dafür, dass unsere Teams das Gebäude erst nach 19 Uhr betreten dürfen.
All das macht die Reinigung eines Büros hier zu einer Frage minutiöser Planung: klares Zeitfenster, priorisierte Ablauflisten, antistatische Mittel für Hardware, dezidierte Hygieneschritte für Küche und Sanitär – und vor allem ein Stammpersonal, das jeden Griff im Schlaf beherrscht.
Unsere Lösung / Umsetzung
1. Analyse & Konzept
- Objektbegehung gemeinsam mit der Office‑Managerin – jede Fläche, jede Steckdose, jeder Bewegungsablauf wurde aufgenommen.
- Erstellung eines modularen Leistungsverzeichnisses: Grundreinigung, tägliche Unterhaltsreinigung, wöchentliche Extras.
- Zeitfenster 19–24 Uhr, um Arbeitsabläufe nicht zu stören.
2. Täglicher Einsatz (Mo–Fr)
- 2 fest zugewiesene Mitarbeiter, beide festangestellt, deutschsprachig, von mir persönlich eingelernt.
- 5 Stunden pro Tag nach Schließung des Büros.
- Vier‑Farb‑System für Küche, Sanitär, Allgemeinflächen, Technikzonen.
3. Besondere Maßnahmen
- Technikschonende Reinigung: Antistatische Sprühmittel, separate Tücher für Displays und Keyboards.
- Desk‑Wipe‑Programm (wöchentlich): Feuchtreinigung aller Schreibtische – nur nach „Clear Desk“-Freigabe.
- Persönlicher Ansprechpartner: Ich bin für das Team direkt per Slack‑Channel erreichbar – Reaktionszeit < 1 h.
- Qualitätssicherung: Monatliche Begehungen, Scorecards, Feedbackgespräche sowie Anbindung an unser ISO‑zertifiziertes QMS (DIN EN ISO 9001 & 14001).
So reinigen wir heute – seit über 7 Monaten erfolgreich
Bereits nach drei Wochen änderte sich die Stimmung im Haus merklich:
- Die tägliche Reinigung eines Büros war plötzlich kein Ärgernis mehr, sondern eine Selbstverständlichkeit.
- Mitarbeiter:innen lobten in internen Meetings insbesondere die auffällig saubere Coffee Corner. Reklamationsmeldungen gingen von monatlich sechs auf maximal eine zurück, meistens Kleinigkeiten wie „Handtuchspender leer“.
- Die Geschäftsführung hob in ihrer Quartalsversammlung das „spürbar verbesserte Raumgefühl“ hervor – was sich sogar in der Bewerberansprache niederschlug: In Gesprächen erwähnten zwei Kandidat:innen ausdrücklich, dass ihnen die gepflegte Arbeitsumgebung positiv aufgefallen sei.
- Finanziell bleibt der Aufwand transparent: Dank digitaler Zeiterfassung liegen nun exakte Stundennachweise vor, die jederzeit mit dem Leistungsverzeichnis abgeglichen werden können.
Kurzum: Die Kombination aus konstantem Team, klaren Prozessen und offener Kommunikation hat eine Ruhe ins Unternehmen gebracht, die man an sauber glänzenden Bildschirmen ebenso sieht wie an den zufriedenen Gesichtern der Mitarbeitenden.
Gut zu wissen
Was gehört eigentlich zu einer zeitgemäßen Büroreinigung und worauf sollten Sie als Auftraggeber in Berlin achten?
- Erstens beginnt Qualität immer mit einem maßgeschneiderten Leistungsverzeichnis. Eine gut geführte Unterhaltsreinigung unterscheidet zwischen täglich notwendigen Tätigkeiten – etwa Müllentsorgung, Fußbodenpflege, Sanitärhygiene – und wöchentlichen oder monatlichen Sonderarbeiten wie dem Feuchtwischen aller Schreibtische. Ohne diesen schriftlichen Plan bleibt jedes Reinigungsergebnis Zufall.
- Zweitens spielt Technikschutz eine zunehmend größere Rolle. Offene Headset‑Stationen, Touchscreens und sensible Server erfordern antistatische Mikrofasertücher und Reiniger, die keine Schlieren hinterlassen. Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstleister den Unterschied kennt – und ihn dokumentiert, bevor Displays beschädigt werden.
- Drittens: Nachhaltigkeit ist kein Buzzword mehr, sondern ein handfester Wettbewerbsvorteil. Hochkonzentrierte Reinigungschemie in Dosierflaschen, Waschmaschinen für wiederverwendbare Mopbezüge und eine Routenplanung, die Leerfahrten vermeidet, senken CO₂‑Bilanz und Kosten zugleich. Fragen Sie gezielt nach Umweltzertifikaten wie DIN EN ISO 14001.
- Viertens braucht eine professionelle Büroreinigung in Berlin klare Kommunikationswege. Ein fester Ansprechpartner – telefonisch, per E‑Mail oder sogar via Slack – spart Nerven, weil Rückmeldungen nicht in anonymen Formularen versanden.
- Und schließlich fünftens: Qualität lässt sich messen. Monatliche Audits mit Foto‑Dokumentation, Scorecards und kurzen Feedback‑Gesprächen sind keine Bürokratie, sondern ein Frühwarnsystem. Wer hier transparent arbeitet, beweist nicht nur Fachkompetenz, sondern baut auch Vertrauen auf – die wertvollste Währung im Dienstleistungsgewerbe.
Wenn Sie diese Punkte beherzigen, wird die Reinigung eines Büros vom lästigen Kostenfaktor zur Investition in Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit – und genau dabei unterstützen wir Sie gern.
Feedback aus der Praxis
Mit SEGRA ist die Büroreinigung endlich zum Selbstläufer geworden. Wir sehen jeden Morgen ein sauberes Office, haben immer dasselbe, eingespielte Team vor Ort – und wenn doch einmal etwas ansteht, reicht eine kurze Info an das Segra-Team. Diese Mischung aus Verlässlichkeit, Qualität und direkter Kommunikation ist für uns unbezahlbar.“
– Office‑Managerin (Name auf Wunsch anonymisiert).
Fazit – Was diese Case Study zeigt
Die Case Study zeigt: Eine konsequent organisierte Reinigung eines Büros steigert nicht nur die optische Sauberkeit, sondern verbessert spürbar das Arbeitsklima. Durch ein festes Team, klare Prozesse und ISO‑gestützte Qualitätskontrolle konnten wir in Berlin‑Pankow innerhalb weniger Wochen eine stabile, vertrauensvolle Zusammenarbeit etablieren – und halten sie seit über anderthalb Jahren konstant.
Möchten auch Sie Ihre Büro‑Sauberkeit auf ein neues Level heben?
Wir unterstützen Sie gern – ob Klein- oder Großbüro: Informieren Sie sich über unser vollständiges Leistungsportfolio: Gebäudereinigung Berlin
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