Clean-Desk-Prinzip – Erklärung
Ein aufgeräumter Schreibtisch schützt Informationen, reduziert Ablenkung und schafft ein professionelles Bild. Das Clean-Desk-Prinzip (auch Clean Desk Policy, CDP) legt fest, wie Arbeitsplätze am Tagesende und bei Abwesenheit aussehen: keine sensiblen Unterlagen offen, Bildschirme gesperrt, mobile Datenträger weggeschlossen, persönliche Gegenstände verräumt. Es ist kein Gesetz, unterstützt aber DSGVO-Sicherheit und ermöglicht eine deutlich gründlichere Büroreinigung.
Warum lohnt sich Clean Desk? – Die wichtigsten Vorteile
Datenschutz & Compliance:
- Weniger Sicht- und Mitnahmerisiken (Akten, USB-Sticks, Besucher-Blicke)
- Best Practice im Sinne der DSGVO (ist aber nicht gesetzlich verpflichtend)
Fokus & Produktivität:
- Weniger visuelle Ablenkung entlastet die Aufmerksamkeit. Studien aus der Aufmerksamkeitsforschung belegen, dass Reiz-Konkurrenz die Konzentration mindern kann.
- Ordnung wird mit besserem Fokus und geringerem Stress in Verbindung gebracht.
Professioneller Eindruck & Hygiene:
- Ordentliche Arbeitsplätze wirken vertrauensbildend bei Kunden/ Besuchern und erleichtern Wisch-/Desinfektionsroutinen.
Hybrid Work & Desk-Sharing:
- Klar definierte Abgabe-Regeln (Tagesende) erhöhen Flächen-Effizienz und Übergabequalität bei Shared Desks, ohne dass er nächste Nutzer hinterherräumen oder “um Umordnung herum” arbeiten muss.
Wichtig:
„Clean“ heißt nicht gleich steril. Personalisierung und Pflanzen können Wohlbefinden & Leistung steigern, solange Sicherheitsregeln eingehalten werden – Balance statt Dogma.
Umsetzung: 7 Schritte zum Clean-Desk-Prinzip
1️⃣ Policy & Scope festlegen
Klare, kurze Richtlinie für Büro und Homeoffice, Verantwortlichkeiten, Ausnahmen (z. B. Dauerakten in verschlossenen Mappen). ISO-27001-Control 7.7 kann als Referenz genannt werden.
2️⃣ Arbeitsmittel bereitstellen
Um Unordnung zu Ordnung zu machen, benötigen Gegenstände ihren eigenen Platz:
- Abschließbare Container/Schränke
- Aktenvernichter
- Beschriftete Ablagen („Intern/Vertraulich“),
- Dockingstationen & Kabelmanagement.
3️⃣ Tägliche Routine verankern
„Letzte 5-Minuten“-Check: Vor Verlassen des Arbeitsplatzes soll alles verstaut und vom Tisch geräumt werden, das nicht zum Grundsetup gehört. Papiere, Stifte, Getränke und persönliche Gegenstände. Maus, Tastatur und Mauspad, sowie notwenige Kabel und Pflanzen bleiben. Die Computer werden im heruntergefahrenen Zustand oder gesperrt hinterlassen.
4️⃣ Kontrollen & Feedback
Leichte, transparente Checks, positives Feedback sowie Verbesserungsvorschläge. Nicht korrekt hinterlassene Tische werden unter Absprache konsequent nur soweit gereinigt, wie der Tisch frei ist.
Beispiel-Checkliste & Intervalle
| Aufgabe | Frequenz | Hinweise |
|---|---|---|
Schreibtisch leer räumen (nur benötigte Gegenstände) | täglich (Feierabend) | Dokumente in abschließbare Aufbewahrung |
| Bildschirm sperren bei Abwesenheit | immer | Shortcut nutzen oder Auto-Lock einrichten ≤ 5–10 Min |
| Papierablage leeren/zuordnen | täglich | „Intern“ / „Vertraulich“ getrennt |
| Aktenvernichtung | wöchentlich | Sammelbox → Shredderlauf |
| Stichproben-Check | monatlich | Kurze Feedbacks, wo nötig |
Praxisbeispiele
Büroreinigung in einer Berliner Marketing-Agentur
Bei einer Marketing-Agentur in Berlin war die Einführung des Clean-Desk-Prinzip ein riesiger heben für deren zuverlässige Büroreinigung in Berlin. Mit Desk-Sharing führte bei sich Clean Desk ein: Freigeräumte Tische bei Feierabend, Rollcontainer für Unterlagen, 3-Min-Feierabend-Check, Auto-Lock nach 5 Min. Nach 6 Wochen meldeten Teamleads weniger Suchzeiten, besser planbare Übergaben und sauberere Flächen für die Unterhaltsreinigung.
“Bei Besuch brauchen wir uns keine Gedanken mehr machen um unordentliche und unsaubere Tische. Wir sind jetzt jederzeit vorbereitet präsentabel.” – Büromanagerin der Agentur
Prenzlauer Berg: Büroreinigung für ein Startup-Unternehmen
Das schnell wachsende Startup-Team arbeitet hybrid und nutzt Desk-Sharing. Abends übernimmt unser Reinigungs-Team die tägliche Unterhaltsreinigung: Arbeitsflächen, Monitore (trocken), Peripherie, Griffe, Teeküche, Sanitär; Abfalltrennung nach Vorgabe. Die Crew achtet auf Kabelmanagement und Hardware (kein Umstecken) und lässt Whiteboards/Ideenwände unangetastet.
Dank Clean-Desk-Routine (Letzte-3-Minuten-Check, Clear Screen) sind die Plätze frei zugänglich – am Morgen stehen saubere, sofort nutzbare Schreibtische bereit.
Hochfrequente Zonen (Meetingboxen, Türbereiche) erhalten zusätzliche Desinfektionspunkte, Verbrauchsmaterial wird standardisiert nachgefüllt. Ergebnis: weniger Suchzeiten, repräsentatives Büro für Kundentermine – auch bei späten Sprints.
Reinigung eines Coworking Spaces am Ku’damm
Hot-Desks in Coworking-Spaces werden mehrmals täglich neu belegt – wir kombinieren kurze Turnover-Reinigungen zwischen Buchungen (Tisch, Stuhl, Mousepad, Griffe) mit einer abendlichen Unterhaltsrunde für Küche, Sanitär, Meeting- und Telefonräume.
Clean Desk + Clear Screen sind Hausregel: freigegebene Plätze werden vollständig gereinigt, Fundsachen wandern in die Fundbox, vertrauliche Unterlagen in abschließbare Schränke. Über digitale Checklisten und eine schnelle Freigabe nach Events sind Flächen am nächsten Morgen zuverlässig buchbar.
„Besonders das Clean-Desk-Prinzip hat Ordnung in den Alltag gebracht – Arbeitsplätze fühlen sich jeden Tag ready an.“ — Standortmanager
FAQ – Häufige Fragen
Ist Clean Desk gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Es ist Best Practice, unterstützt aber DSGVO-Sicherheitsanforderungen (Art. 32) und ISO 27001. Das Prinzip ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll, vor allem bei geteilten Arbeitsplätzen.
Gilt das auch im Homeoffice?
Was muss konkret vom Tisch?
Ist ein „zu cleaner“ Schreibtisch schlecht für Kreativität?
So arbeiten wir bei SEGRA Dienstleistungen GmbH
Wir sind eine Reinigungsfirma mit klaren, handwerklichen Prozessen: Ein fester Ansprechpartner, saubere Checklisten, regelmäßige Vorarbeiter-Kontrollen und nachvollziehbare Nachweise (auf Wunsch schlicht als PDF). Unsere Teams sind eingespielt, pünktlich und mit passendem Material ausgestattet – nicht mehr, nicht weniger.
Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns ganz unverbindlich darüber sprechen, ob eine Reinigungsfirma für Sie Sinn macht.
