Warum das richtige Reinigungsintervall so wichtig ist
Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt darüber nachgedacht, wie oft eigentlich im Büro gewischt, gesaugt und desinfiziert wird? Wir von SEGRA sind seit über 20 Jahren in Berliner Büros unterwegs, sehen täglich, was ein gutes Reinigungsintervall leisten kann – und was passiert, wenn man es vernachlässigt.
- Gesundheit: Die International Sanitary Supply Association (ISSA) hat herausgefunden, dass ein hygienisch gereinigter Arbeitsplatz krankheitsbedingte Ausfälle um bis zu 46 % reduziert.
- Psyche & Performance: Laut Universität Arizona fühlen sich 94 % der Mitarbeitenden in einem sauberen Umfeld zufriedener; die Produktivität schnellt – festhalten – um rund 12 % nach oben.
- Image: Kunden und Partner nehmen Ihr Office als Visitenkarte wahr. Ein makelloses Entrée signalisiert: „Hier wird auf Details geachtet – auch bei Verträgen und Deadlines.“
Kurz: Eine regelmäßige Unterhaltsreinigung lohnt sich. Das richtige Intervall überzeugt sowohl interne Teams als auch externe Gäste. Und Berlin … na ja, hier liegen Kreativität und Chaos manchmal sehr dicht beieinander. 😉
Die fünf großen Einflussfaktoren
1. Mitarbeiterzahl & Belegungsdichte
Beginnen wir mit der wohl greifbarsten Kennzahl: Wenn wir bei einem Kunden eine professionelle Büroreinigung in Berlin beginnen, fragen wir zuerst: Wie viele Menschen nutzen täglich Ihre Räume, und wie viel Fläche haben sie zur Verfügung? Die International Sanitary Supply Association (ISSA) – ein weltweiter Branchenverband für Gebäudereinigung – veröffentlicht dazu sogenannte ISSA‑Richtwerte.
Kurz erklärt: Diese Richtwerte kombinieren Personendichte mit Erfahrungsdaten aus zehntausenden Büros und geben konkrete Empfehlungen, wie häufig gereinigt werden sollte. Für Sie bedeutet das:
- Bis 10 Personen auf normaler Office‑Fläche: ein‑ bis zweimal pro Woche gründlich – Lüften, Staubwischen, Böden saugen.
- 20 bis 50 Personen: tägliche Routinereinigung, sonst kippen Luftqualität und Hygiene zu schnell.
- Über 100 Personen oder Großraum mit hoher Besucherfrequenz: Sanitär‑ und Gemeinschaftsflächen sollten sogar mehrmals täglich nachgereinigt werden.
Warum so streng? Jeder zusätzliche Kollege bringt nicht nur frische Ideen, sondern auch Feinstaub, Schuhabrieb und Keime ins System. Multiplizieren Sie das mit Berliner Wetter und schon erklärt sich die ISSA‑Empfehlung fast von selbst.
2. Branche & Nutzungsprofil
Was das optimale Reinigungsintervall angeht, müssen wir zunächst den Branchenspiegel bemühen – denn nicht jede Branche tickt hygienisch gleich:
- Software‑Schmieden ohne Kundenverkehr kommen oft mit weniger Reinigung aus. Hier stehen Laptops, nicht Laufkundschaft, im Fokus.
- Beratungs‑ oder Kreativ‑Agenturen empfangen täglich Klient*innen. Empfang und Meetingräume sind das Aushängeschild – ergo: täglich glänzen lassen.
- Rechtsanwälte jonglieren Vertraulichkeit und Seriösität. Staubschicht auf dem Mahagoni‑Tisch? Wir raten dringend ab.
- Medizinische Einrichtungen unterliegen zusätzlich dem Infektionsschutzgesetz (§ 36 IfSG). Die RKI‑Richtlinien schreiben hier tägliche, teils mehrfache Desinfektionen vor – keine Verhandlungsbasis.
Die Botschaft: Prüfen Sie zuerst, wer die Fläche nutzt und wie sichtbar sie für Externe ist. Von dort aus lässt sich das Intervall sauber herleiten.
3. Jahreszeitliche Dynamik
Berlin zeigt Wetter‑Charme im XXL‑Format: Im Sommer trockener Staub, im Herbst Laub und Schlamm, im Winter Streusalz. Laut Umweltbundesamt steigt die Verschmutzung von Eingangsmatten zwischen Oktober und März um bis zu 60 %.
Praktisch bedeutet das:
- Herbst/Winter: Tägliche Reinigung der Eingangszone plus Zwischenkehrungen nach starken Regengüssen. Sonst tragen Mitarbeitende den Matsch wie ein Souvenir bis ans letzte Schreibtischbein.
- Frühling/Sommer: Frequenz leicht reduzieren – aber Achtung Pollen! Allergiker danken für regelmäßiges Staubbindewischen.
Unsere Erfahrung: Wer saisonal flexibel plant, spart unterm Strich Geld, weil Notfalleinsätze – „Der Chef kommt morgen mit Investor!“ – deutlich seltener werden.
4. Oberflächen & Ausstattung
Nicht alle Boden‑ und Möbelflächen reagieren gleich auf Schmutz:
- Teppich sammelt Feinstaub und Allergene wie ein Magnet. Der TÜV Süd empfiehlt wöchentliche Tiefenpflege – wir sehen in der Praxis, dass gerade hochflorige Teppiche sonst rasch „grau“ wirken.
- Hartböden (Beton, Fliese, Laminat) lassen sich schneller aufwischen, brauchen jedoch bei Streusalzrückständen oft zusätzliche Nassreinigung.
- Hardware: Tastaturen können laut Uni Arizona bis zu 400‑mal mehr Bakterien beherbergen als WC‑Sitze – auch wenn das niemand gern hört. Eine wöchentliche Desinfektion ist daher Pflicht, nicht Kür.
Kurzum: Schauen Sie genau hin, was gereinigt werden soll. Das schärft nicht nur den Zeitplan, sondern auch die Auswahl der Reinigungsmittel – Stichwort pH‑Neutralität und Materialverträglichkeit.
5. Individuelle Besonderheiten
Intervall‑Empfehlungen auf einen Blick
Ein Zeitplan ohne Kontext ist wie ein Fahrplan ohne Zug: theoretisch korrekt, praktisch aber wenig hilfreich. Deshalb übersetzen wir die klassischen Intervalle – täglich, wöchentlich & Co. – jetzt in konkrete Arbeitsschritte, ergänzt durch typische Fallstricke aus unserem Berliner Praxisalltag im Bereich Komplettservice Gebäudereinigung. So wissen Sie nicht nur wann, sondern auch warum und wie Sie reinigen (lassen) sollten.
Täglich – das hygienische Grundrauschen
| Bereich | Was? | Warum? | Praxis-Tipp |
|---|---|---|---|
| Sanitäranlagen | WC‑Becken, Urinale, Waschbecken, Wasserhähne, Spiegel, Türgriffe. | Laut Arbeitsschutzgesetz (§ 4 ArbStättV) muss der Arbeitgeber „hygienisch einwandfreie Sanitärräume“ bieten – Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen. | Nutzen Sie farbcodierte Mikrofasertücher (Rot = Sanitärräume). So verhindern Sie Kreuzkontamination mit Büroflächen. |
| Küche & Pausenraum | Arbeitsplatten, Kaffeemaschine, Kühlschrankgriffe, Mikrowelle, Böden. | Lebensmittelreste sind ein Festmahl für Fruchtfliegen & Co. HACCP-Grundsätze (Gefahrenanalyse kritischer Kontrollpunkte) lassen grüßen. | Führen Sie ein „Open‑Fridge‑Friday“ ein: Alles, was bis Freitag 15 Uhr nicht beschriftet ist, wird entsorgt. Spart Reinigungskosten und Naserümpfen am Montag. |
| Empfangsbereich & Laufwege | Tresen, Wartemöbel, Fußmatten, Böden. | Hier entscheidet der berühmte „erste Eindruck“. Ein verschmutzter Eingangsbereich wirkt wie eine Visitenkarte mit Kaffeefleck. | Platzieren Sie je nach Saison zusätzliche Schmutzfangmatten (Regen- oder Streusalzzeit). Das reduziert die Feuchtigkeit im Gebäude um bis zu 80 %. |
| Müllentsorgung | Papierkörbe, Wertstoffbehälter, Küchenabfall. | Bioabfall gärt im Sommer schon nach Stunden. | Verwenden Sie transparente Müllbeutel für Papier – so erkennt der Entsorger Fehlwürfe sofort, Abfall wird günstiger recycelt. |
Zwei‑ bis dreimal pro Woche – die Sicht‑Reinigung
Zwischen „Daily Routine“ und „Deep Clean“ liegt der Bereich, in dem Staub besonders gern unterschlüpft.
- Flure & Gemeinschaftsböden
Methodik: Staubsaugen plus nebelfeuchtes Wischen. So bleiben Laminatfugen versiegelt.
Fehlerquelle: Allzweckreiniger mit hoher Tensidkonzentration können Gleitfilm erzeugen – Unfallgefahr. Greifen Sie zu pH‑neutralen Reinigern (VOB‑konform). - Schreibtische & Ablageflächen
Scope: Leichtes Abwischen, sofern frei geräumt.
Service‑Level‑Agreement (SLA): Vereinbaren Sie im Leistungsverzeichnis, wer persönliche Gegenstände wegräumt (Mitarbeitende oder Servicekraft). Nichts ist peinlicher als eine durchnässte Vertragsmappe.
Wöchentlich – der Hygiene‑Check‑up
Alle sieben Tage steht die systematische Keim- und Staubreduzierung an.
1. Tiefenreinigung Teppichböden
- Technik: Bürstsauger mit HEPA-Filter. Entfernt Feinstaub < 0,3 μm – relevant für Allergiker.
- Praxis-Erfahrung: Büros mit Rollstuhl- oder Rollkoffer-Traffic profitieren von zusätzlichem Schamponieren im Quartal, sonst bildet sich „Tramlinie“.
2. Periphere Touchpoints
- Objekte: Tastaturen, Mäuse, Telefonhörer, Touch-Displays.
- Fachjargon: Hier greift § 4.1 Biostoffverordnung (Schutz vor mikrobiologischen Arbeitsstoffen).
- Best-Practice: Verwenden Sie alkoholbasierte Tücher mit schneller Verdunstung, damit keine Flüssigkeit in Elektronik läuft.
3. Türgriffe, Lichtschalter, Fensterbänke
- Why? Aerosole setzen sich gern dort ab, wo Luft zirkuliert.
- Fehlerquelle: Hochglanz-Aluminium reagiert empfindlich auf saure Reiniger. Greifen Sie zu mild-alkalischen Produkten (pH 8–9).
Monatlich – das Pflegeprogramm
Jetzt kümmern wir uns um Zonen, die zwar relativ selten schmutzig wirken, aber langfristig den Werterhalt sichern.
1. Innenfenster
- Prozess: Entfetten, Einwaschen, Abziehen, Polieren.
- Zeitaufwand: Ca. 5 min pro m² bei geübtem Personal.
- Good-to-Know: Kalkränder entstehen oft durch hartes Berliner Leitungswasser – destilliertes Wasser im letzten Wischgang verhindert Schlieren.
2. Schränke, Regale, Polstermöbel
- Aktion: Oberflächen absaugen + nebelfeucht abwischen.
- Praxis-Tipp: Legen Sie Möbelrücken ca. alle zwei Monate frei, um Staunässe und Schimmel zu vermeiden – besonders in Altbau-Ecken mit schlechter Isolierung.
Quartalsweise – die tiefe Inspektion
1. Außenfenster
- Safety first: Gemäß DGUV-Regel 101-603 ab Arbeitshöhe 2 m nur mit geprüfter Hubarbeitsbühne oder Industrieklettsystem.
- Effekt: Mehr Tageslicht reduziert künstliches Flackern, senkt Stromkosten.
- Methode: Druckluft-Kartusche oder Spezial-Heizkörperbürste.
- Nutzen: Entfernt Konvektor-Staub, der sonst als Feinstaub-Schleier im Büro schwebt.
Halbjährlich – die Profi-Runde
1. Polstermöbel & Teppiche
- Technik: Heißwasser-Extraktion mit Tensidfrei-Reiniger (Green Seal zertifiziert).
- Ergebnis: Verlängert Lebensdauer der Fasern um bis zu 40 % und entfernt Allergene in Tiefenlagen.
- Praxis-Tipp: Planen Sie diese Maßnahme auf ein Wochenende. So hat der Boden genug Zeit zum Trocknen – niemand rutscht am Montag.
Bitte lesen Sie dazu unbedingt unseren Expertenbeitrag “5 Tipps für ein sauberes Büro“. Hier bekommen Sie direkt umsetzbare Tipps für Ihr Büro.
Qualitätssicherung – so bleiben Sie auf Kurs
Sauberkeit ist keine Momentaufnahme, sondern ein fortlaufender Prozess. Damit Ihr Reinigungskonzept nicht nach drei Monaten in der Schublade verstaubt, braucht es ein verbindliches Qualitätsmanagement. Wir sprechen hier gerne vom „PDCA‑Kreislauf“ – Plan, Do, Check, Act. Klingt sperrig? Keine Sorge, wir brechen das Prinzip in drei praxisnahe Bausteine herunter.
Geplante Kontrollgänge
Was steckt dahinter?
Regelmäßige Sicht‑ und Funktionskontrollen sind der Dreh‑ und Angelpunkt jeder Qualitätssicherung. Laut einer Fraunhofer‑Metastudie (2023) senkt schon eine wöchentliche Begehung die Rate an Reinigungsmängeln um bis zu 30 %, sofern sie dokumentiert wird.
So setzen Sie’s um:
- Verantwortung festlegen
- Benennen Sie eine*n Quality‑Scout im Unternehmen – idealerweise aus dem Facility‑ oder Office‑Management.
- Unsere Erfahrung: Wer die Räume selbst nutzt, erkennt Schwachstellen schneller als externe Auditor*innen.
- Checklisten smart gestalten
- Nutzen Sie digitale Tools wie PlanRadar, CleanLog oder eine simple SharePoint‑Liste.
- Arbeiten Sie mit Ampel‑Logik (grün = i. O., gelb = Prüfen, rot = Handeln). Das reduziert den „Papierkram‑Faktor“.
- Dokumentieren & nachverfolgen
- Fotos vor/nach der Nachreinigung anhängen – Stichwort Beweissicherheit nach VOB/B.
- Setzen Sie Fälligkeiten (z. B. „Mängel binnen 24 h beheben“). Ohne Deadline wird Kontrolle zur Endlosschleife.
Aktives Feedback‑System – Augen und Ohren der Mitarbeitenden nutzen
Warum lohnt sich das?
Ihr Team ist täglich vor Ort – effektiver als jeder Externen‑Audit. Die Wirtschaftspsychologin Dr. Barbara Berckhan fand heraus, dass ein strukturiertes Feedback‑Tool die Mitarbeitermotivation um rund 20 % steigert. Weshalb? Weil Probleme sichtbar gemacht und gelöst werden.
Best‑Practices aus unserem Berliner Kundenkreis:
- Quick‑Scan‑QR‑Codes an Problemstellen (Küche, WC). Ein Scan öffnet ein Mini‑Formular: „Was ist nicht in Ordnung?“
- Ticket‑Boards in MS Teams oder Slack (#sauberkeit). Klare Zuordnung verhindert das gefürchtete Ping‑Pong‑Prinzip.
- Gamification‑Ansatz: Jeder gemeldete, begründete Mangel bringt Punkte fürs Team. Quartalsweise winkt ein Kaffee‑Gutschein. Funktioniert erstaunlich gut, sogar in Anwaltskanzleien.
Tipp: Reagieren Sie schnell auf Meldungen. Schon eine kurze Rückmeldung („Wird heute Abend behoben.“) schafft Vertraue
Zertifizierte Partner – wenn ISO‑ und DIN‑Siegel mehr sind als Deko
Worum geht’s?
Eine Reinigungsfirma mit DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) oder RAL‑Gütezeichen 902 verpflichtet sich zu festen Audit‑ und Verbesserungszyklen. Das verschafft Ihnen zwei handfeste Vorteile:
1. Nachweisbare Standards
- Verfahren sind dokumentiert, Mitarbeitende geschult, Maschinen gewartet.
- Externe Auditor*innen prüfen jährlich – das heißt: Objektive Kontrolle statt „nur“ vertrauensbasierter Zusammenarbeit.
2. Rechts‑ & Arbeitsschutz
- Bei Unfällen oder Hygieneverstößen können Sie belegen, dass Sie Ihrer Prüf‑ und Auswahlpflicht nachgekommen sind (Stichwort AGG & ArbStättV).
- Versicherer honorieren nachweisliches Qualitätsmanagement gerne mit günstigeren Prämien.